Осуществление и координация проекта

Давайте вернемся к разработанному вами вначале плану проекта, предусматривающему конкретные цели и результаты, которых вы хотите достичь. На этом этапе нам следует разбить каждую цель на поддающиеся контролю мероприятия и виды деятельности, которые вы будете осуществлять в целях практического достижения ожидаемых результатов. Для этого вам необходимо запланировать от двух до пяти ключевых мероприятий, которые будут осуществлены вами в интересах достижения соответствующей конкретной цели. При этом отдавайте предпочтение качеству, а не количеству. Нередко это означает, что лучше осуществить два крупных мероприятия, имеющих существенное воздействие, чем большое число незначительных мероприятий. Предусмотрите мероприятия, которые будут способствовать переменам, которых вы желаете добиться благодаря вашему проекту. Кроме того, продумайте, каких долгосрочных перемен вы хотите добиться, и наметьте мероприятия, которые могут обеспечить сохранение перемен даже после завершения проекта. По мере осуществления проекта постоянно спрашивайте себя, способствует ли ваша деятельность достижению целей проекта.

Важнейшую роль в эффективном управлении проектом играют обеспечение надлежащего финансового контроля и организация рабочего времени в интересах достижения целей проекта. Помните, что запланированные мероприятия не должны превышать установленного вами бюджета проекта. Начав реализацию проекта, вы должны быть уверены, что это именно так. Постоянно контролируйте уровень бюджетных расходов. Кроме того, не забывайте, что вы разработали предварительный план-график осуществления проекта. Вам следует внести предусмотренные мероприятия в ваш календарный план, что позволит разработать график работ по проекту и установить точные сроки и продолжительность осуществления каждого мероприятия. После начала реализации своего проекта, вы сможете использовать этот график для проверки степени завершенности мероприятий (что было завершено, а что нет) и соблюдения установленных сроков (проект осуществляется в установленные сроки или с задержкой). Помимо прочего такой подход позволит вам отслеживать ход реализации вашего проекта.

Проект не всегда ограничивается одиночными усилиями. Если вы состоите в какой-то организации, то, вероятно, другие ее члены также будут участвовать в проекте. Другой вариант может состоять в том, что ваша организация будет осуществлять партнерское взаимодействие с другой организацией (или с несколькими организациями). В связи с этим прежде чем начнет осуществляться ваш проект, важно определить функции (кто что делает) и сферу ответственности (кто и какие решения принимает и за что отвечает) каждого члена команды. Кроме того, необходимо уточнить, кто будет руководить проектом, поскольку этот человек будет обеспечивать слаженность всех рабочих процессов в рамках проекта. Наконец, не забывайте, что вам, возможно, придется нанять дополнительных людей, если для реализации проекта потребуются определенные навыки, которых у членов вашей организации нет.

Ваш проект будет осуществляться не изолировано. В нем будут участвовать внешние заинтересованные стороны. Это могут быть местные власти населенного пункта, в котором вы работаете, доноры, финансирующие ваш проект, или государственные органы. Имейте в виду, что для обеспечения надлежащего осуществления проекта вам придется координировать свою работу с ними. В связи с этим потратьте время, чтобы определить все вовлеченные заинтересованные стороны, их отношение к проекту и методы работы с ними на протяжении всего периода реализации проекта.

В основном это относится к управлению рисками. Весьма вероятно, что в ходе осуществления проекта вы столкнетесь с некоторыми сложностями и препятствиями. Несмотря на то, что не все поддается контролю, важно определить, какие риски могут иметь последствия для проекта, а также располагать планом реагирования на них (просто на всякий случай). Риски могут быть политическими, техническими или финансовыми. С учетом этого постарайтесь составить список событий или аспектов, которые потенциально могут сказаться на вашем проекте, а также определите меры по их нейтрализации и потенциальные механизмы реагирования на них.

Ссылки на инструменты и методические рекомендации.

• Facebook
  Как осуществить призыв к действию в Facebook
• Диаграмма Ганта
  Что такое диаграмма Ганта, используемая для планирования графика работ по проекту?
• Microsoft Office
  Шаблоны планов-графиков
• Project Connections
  Шаблон командной организации работы и распределения заданий
• ООН-женщины
  Как начать осуществление собственного проекта (с. 117-120)
• WikiHow
  Шаблон диаграммы Ганта для Excel
• Youtube
  Как создать простую диаграмму Ганта (обучающий видеоролик)